Aggiornamento biennale preposto: scadenze sfalsate sotto controllo

22 luglio 2026 · 10 min di lettura · Redazione Snoda

Aggiornamento biennale preposto scadenze: la prima è già passata

Il 24 maggio 2026 è passato da quasi due mesi. Era la data entro cui tutti i preposti dovevano aver completato il primo aggiornamento biennale secondo il nuovo Accordo Stato-Regioni del 2025. Chi l'ha fatto è in regola. Chi non l'ha fatto è esposto a sanzioni già oggi. E se hai più preposti, il problema si moltiplica: ognuno ha una scadenza diversa, e tenere traccia dell'aggiornamento biennale preposto scadenze con un foglio Excel condiviso è il modo più rapido per perdere il controllo.

Questo articolo serve a fare chiarezza: chi è già in regola, chi è in ritardo, cosa rischia concretamente, e come organizzare le scadenze sfalsate di ogni preposto in modo che nessuna vada persa.

Cosa ha cambiato il nuovo Accordo Stato-Regioni

Prima del nuovo Accordo, l'aggiornamento del preposto era quinquennale. Cinque anni. Una scadenza così lontana che molte PMI la gestivano a memoria, o la segnavano su un calendario cartaceo. Funzionava — più o meno.

Poi è arrivata la Legge 215/2021, che ha modificato l'art. 37 del D.Lgs. 81/08, introducendo la cadenza biennale obbligatoria. Il nuovo Accordo Stato-Regioni, pubblicato nel 2025, ha reso operativa questa modifica stabilendo anche le modalità di erogazione: solo in presenza o videoconferenza sincrona. Niente più e-learning asincrono per i preposti.

Due anni invece di cinque significa che il ciclo di aggiornamento gira molto più veloce. E la tolleranza per le dimenticanze si azzera.

La scadenza del 24 maggio 2026: chi è in regola e chi no

Facciamo ordine. Secondo quanto indicato da Vega Engineering e Frareg, il nuovo Accordo prevede che:

• I preposti il cui ultimo aggiornamento risaliva a prima del 24 maggio 2024 dovevano aggiornarsi entro il 24 maggio 2026.
• I preposti aggiornati dopo il 24 maggio 2024 hanno la scadenza calcolata a due anni dalla data del loro ultimo aggiornamento.
• I preposti formati per la prima volta dopo l'entrata in vigore dell'Accordo seguono direttamente la cadenza biennale dalla data di formazione iniziale.

Se oggi, 22 luglio 2026, hai preposti che non hanno completato l'aggiornamento e il loro termine era il 24 maggio: sei in violazione. Non c'è zona grigia.

Sanzioni: cosa dice il D.Lgs. 81/08

La norma è chiara. L'art. 55, comma 5, lettera c) del D.Lgs. 81/08 prevede per il datore di lavoro che non adempie agli obblighi di formazione e aggiornamento dei lavoratori e dei preposti:

Arresto da due a quattro mesi o ammenda da 1.474,21 a 6.388,23 euro.

La sanzione si applica per ogni preposto non in regola. Se hai sei preposti senza aggiornamento, il rischio non è una multa: sono sei contestazioni distinte. Un'ispezione ASL o un infortunio sul lavoro con accertamento documentale può far emergere tutto in una volta.

E c'è un secondo effetto, meno visibile ma altrettanto concreto: un preposto non aggiornato è un preposto la cui formazione non è valida. In caso di incidente, il datore di lavoro perde una delle difese documentali più importanti nella catena di responsabilità.

Sei in ritardo? Cosa fare adesso

Se hai preposti con aggiornamento scaduto, l'unica cosa da fare è regolarizzare subito. Non esiste sanatoria automatica, non esiste periodo di grazia dopo il 24 maggio.

1. Verifica la situazione di ogni preposto. Prendi gli attestati. Controlla la data dell'ultimo aggiornamento. Confrontala con la scadenza biennale.
2. Prenota i corsi immediatamente. L'aggiornamento è di 6 ore minime, in presenza o videoconferenza sincrona. Molti enti di formazione hanno liste d'attesa — chi si muove ora ha meno scelta sulle date.
3. Documenta tutto. Tieni traccia della prenotazione, della data corso, dell'attestato ricevuto. Se dovesse arrivare un'ispezione prima del completamento, avere evidenza della prenotazione e della volontà di adempiere può fare differenza nella valutazione dell'organo ispettivo.
4. Aggiorna il DVR. Il Documento di Valutazione dei Rischi deve riflettere lo stato reale della formazione. Un DVR che indica preposti aggiornati quando non lo sono è un problema nel problema.

Il vero caos: le scadenze sfalsate nella PMI multi-preposto

Il problema più insidioso non è la prima scadenza. È quello che viene dopo.

In una PMI con più preposti — situazione normale nel manifatturiero, nella logistica, nell'edilizia — ogni preposto ha la sua data di scadenza individuale. Il calcolo è semplice ma le combinazioni si moltiplicano.

Esempio concreto. Un'azienda metalmeccanica con 40 dipendenti e 5 preposti:

Cinque preposti, quattro date di scadenza diverse, due irregolarità. E tra due anni il ciclo si ripete, con scadenze ancora più frammentate. Il responsabile magazzino che si aggiorna ad agosto 2026 avrà scadenza agosto 2028. Il capo turno 2 che lo fa a settembre, scadenza settembre 2028. E così via.

Gestire questa frammentazione a mano è possibile con 3 preposti. Diventa rischioso con 5. È ingestibile con 10 o più.

Perché il foglio Excel non basta più

Molte PMI tracciano la formazione sicurezza su un foglio condiviso. Colonne: nome, ruolo, data ultimo corso, data scadenza. Funzionava quando l'aggiornamento era quinquennale. Con la cadenza biennale, i limiti di questo approccio diventano evidenti.

• Nessun alert automatico. Se nessuno apre il foglio e controlla le date, le scadenze passano in silenzio.
• Errori di trascrizione. Un attestato archiviato ma non riportato sul foglio. Una data inserita sbagliata. Un preposto nuovo non aggiunto.
• Nessuna visione d'insieme. Chi scade nei prossimi 60 giorni? Quanti sono già scaduti? Per rispondere serve leggere riga per riga.
• Nessun collegamento con il DVR. Il foglio e il documento di valutazione vivono separati. L'allineamento è manuale e sporadico.

In una PMI dove il titolare o il responsabile RSPP ha venti altre cose da seguire, la formazione sicurezza scivola in fondo alla lista finché non arriva un'ispezione o un incidente. A quel punto è tardi.

Un gestionale formazione sicurezza: cosa deve fare davvero

La soluzione non è un software generico riadattato. È un sistema che automatizza la parte ripetitiva — il calcolo delle scadenze, gli alert, la generazione del report — e lascia al responsabile solo le decisioni.

Un gestionale formazione sicurezza utile per una PMI multi-preposto deve fare queste cose:

• Anagrafica ruoli-formazione. Ogni dipendente collegato al suo ruolo (preposto, dirigente, lavoratore) e ai corsi obbligatori per quel ruolo.
• Calcolo automatico delle scadenze. Dalla data dell'attestato, il sistema calcola la prossima scadenza (biennale per i preposti, quinquennale per altri ruoli). Nessun inserimento manuale.
• Alert graduali. Notifica a 90 giorni, a 60 giorni, a 30 giorni dalla scadenza. Alert rosso per le scadenze superate. Destinatari: RSPP, datore di lavoro, o chi serve.
• Dashboard scadenze. Vista unica: chi è in regola, chi scade a breve, chi è in ritardo. Filtri per reparto, per ruolo, per sede.
• Archivio attestati. Ogni corso completato ha il suo attestato digitale allegato. Niente più ricerche in cartelle condivise o cassetti.

Niente di fantascientifico. Ma la differenza tra avere questo sistema e non averlo è la differenza tra intercettare una scadenza a 60 giorni e scoprirla durante un'ispezione.

Se stai valutando come la tua azienda gestisce anche altri adempimenti a scadenza — dalla patente a crediti per i cantieri alla formazione generale dei lavoratori — il ragionamento è lo stesso: più obblighi ciclici hai, più ti serve un sistema che li tracci al posto tuo.

Costruire il sistema su misura, non adattare un prodotto generico

I gestionali di sicurezza preconfezionati esistono. Alcuni funzionano bene per aziende standard. Ma una PMI italiana ha spesso esigenze specifiche: reparti organizzati in modo non convenzionale, preposti che coprono più ruoli, sedi distaccate con regole diverse, integrazioni con il gestionale già in uso per la produzione o il magazzino.

Un sistema costruito su misura parte dalla struttura reale della tua azienda, non da un template. L'intelligenza artificiale applicata ai processi PMI può aggiungere un livello ulteriore: suggerire automaticamente la pianificazione dei corsi in base ai carichi di lavoro, raggruppare preposti con scadenze vicine per ottenere tariffe migliori dagli enti formativi, generare i report per gli ispettori con un clic.

Non serve partire in grande. Serve partire dal problema concreto — in questo caso, le scadenze sfalsate dei preposti — e costruire la soluzione intorno a quello.

Checklist post-scadenza: 8 azioni per metterti in regola

Se stai leggendo questo articolo, la scadenza del 24 maggio è già passata. Ecco cosa fare ora, in ordine di priorità.

1. Elenca tutti i preposti della tua azienda. Includi anche quelli "di fatto" — chi esercita funzioni di preposto senza nomina formale è comunque soggetto all'obbligo.
2. Recupera gli attestati di ogni preposto. L'ultimo corso base e l'ultimo aggiornamento.
3. Calcola la scadenza individuale di ciascuno. Ultimo aggiornamento + 24 mesi. Se il risultato è precedente a oggi: sei in violazione.
4. Per chi è scaduto: prenota il corso entro questa settimana. Ogni giorno di ritardo è un giorno di esposizione a sanzione (art. 55, comma 5, lett. c, D.Lgs. 81/08).
5. Verifica la modalità del corso. Deve essere in presenza o videoconferenza sincrona. L'e-learning asincrono non è più ammesso per i preposti.
6. Aggiorna il DVR con lo stato reale della formazione di ogni preposto.
7. Imposta un sistema di alert per le prossime scadenze. Anche un calendario condiviso con promemoria è meglio di niente, ma un gestionale con notifiche automatiche è più affidabile.
8. Pianifica in anticipo i prossimi cicli. La scadenza biennale è permanente. Tra due anni si ripete. Organizza i corsi raggruppando preposti con scadenze vicine per ridurre i costi e semplificare la gestione.

Cosa succede alle prossime scadenze

Il primo ciclo biennale ha creato una scadenza comune — il 24 maggio 2026 — per molti preposti. Ma dal secondo ciclo in poi, le date si differenziano in base a quando ciascuno ha effettivamente completato l'aggiornamento.

Come spiega Vega Engineering, la scadenza dell'aggiornamento biennale decorre dalla data di effettuazione dell'ultimo aggiornamento, non dalla scadenza teorica. Questo significa che un preposto che si aggiorna in ritardo — ad esempio a luglio 2026 invece che a maggio — avrà la prossima scadenza a luglio 2028, non a maggio 2028.

Il risultato: con ogni ciclo le scadenze si sfalsano sempre di più. Dopo due o tre cicli, in una PMI con molti preposti, ogni mese dell'anno può avere una scadenza diversa. Senza un sistema di tracciamento, la probabilità di dimenticarne una cresce esponenzialmente.

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Domande frequenti

La scadenza del 24 maggio 2026 è passata: cosa rischio ora?

L'art. 55, comma 5, lett. c) del D.Lgs. 81/08 prevede l'arresto da due a quattro mesi o un'ammenda da 1.474,21 a 6.388,23 euro per il datore di lavoro che non adempie agli obblighi di formazione e aggiornamento. La sanzione si applica per ogni preposto non in regola. L'unica cosa da fare è regolarizzare immediatamente.

L'aggiornamento biennale vale anche per i preposti nominati prima del nuovo Accordo?

Sì. Il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025 si applica a tutti i preposti, indipendentemente dalla data di nomina. Chi aveva un aggiornamento quinquennale scaduto o in scadenza doveva adeguarsi entro il 24 maggio 2026.

Posso fare l'aggiornamento preposto interamente online?

No. Il nuovo Accordo richiede che l'aggiornamento del preposto sia svolto in presenza o videoconferenza sincrona. L'e-learning asincrono non è più ammesso per questa figura, come chiarito anche da Frareg.

Come gestisco scadenze diverse per ogni preposto?

Ogni preposto ha una data di scadenza individuale, calcolata a 24 mesi dal suo ultimo aggiornamento. Con più preposti le date si sfalsano progressivamente. Un gestionale formazione sicurezza con alert automatici è più affidabile di un foglio manuale. Se vuoi capire come costruirne uno adatto alla tua struttura, verifica la fattibilità qui.

Quanto dura l'aggiornamento biennale del preposto?

La durata minima è di 6 ore, da svolgere in presenza o videoconferenza sincrona, ogni due anni dalla data dell'ultimo aggiornamento completato. I contenuti devono essere coerenti con i compiti del preposto e aggiornati rispetto all'evoluzione normativa, come previsto dal nuovo Accordo Stato-Regioni.

Questo articolo è stato redatto con il supporto di intelligenza artificiale dalla redazione Snoda, con verifica dei contenuti e delle fonti citate (trasparenza ai sensi del Reg. UE 2024/1689 — AI Act).